Klarstellung der „gedanklichen Zuordnung“ i. S. v.   14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 TzBfG

Nach   14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 TzBfG liegt für eine Befristung eines Arbeitsvertrags ein sachlicher Grund vor, wenn der Arbeitnehmer zur Vertretung eines anderen Arbeitnehmers beschäftigt wird. Nach ständiger Rechtsprechung des BAG liegt der Grund für die Befristung in den Vertretungsfällen darin, dass der Arbeitgeber bereits zu einem vorübergehend ausfallenden Mitarbeiter in einem Rechtsverhältnis steht und mit der Rückkehr dieses Mitarbeiters rechnet. Damit besteht für die Wahrnehmung der an sich dem ausfallenden Mitarbeiter obliegenden Arbeitsaufgaben durch eine Vertretungskraft von vornherein nur ein zeitlich begrenztes Bedürfnis (ständige Rechtsprechung, vgl. etwa BAG, Urteil vom 16. Januar 2013   7 AZR 661/11   Rn. 13 (BAGE 144, 193).

Neben der erforderlichen Prognose hinsichtlich der Rückkehr des ausfallenden Arbeitnehmers setzt der Sachgrund der Vertretung einen Kausalzusammenhang zwischen dem zeitweiligen Ausfall des Vertretenen und der Einstellung der Vertretungskraft voraus. Notwendig, aber auch ausreichend ist, dass zwischen dem zeitweiligen Ausfall der Stammkraft und der befristeten Einstellung der Vertretungskraft ein ursächlicher Zusammenhang besteht. Es muss sichergestellt sein, dass die Vertretungskraft gerade wegen des durch den zeitweiligen Ausfall des zu vertretenden Mitarbeiters entstandenen vorübergehenden Beschäftigungsbedarfs eingestellt worden ist (vgl. BAG, Urteil vom 10. März 2004   7 AZR 402/03   zu III. 2 der Gründe, BAGE 110, 38; Urteil vom 06. November 2013   7 AZR 96/12   Rn. 21).

Nach der Art der Vertretung richten sich die Anforderungen an die Darlegung des Kausalzusammenhangs.

Einfachster Fall ist derjenige der sog. unmittelbaren Vertretung. Bei dieser Fallkonstellation vertritt der befristet zur Vertretung eingestellte Mitarbeiter die vorübergehend ausfallende Stammkraft unmittelbar und erledigt die von ihr bislang ausgeübten Tätigkeiten.
Der Arbeitgeber verliert aber durch die befristete Beschäftigung zur Vertretung nicht seine Versetzungs- und Umsetzungsbefugnisse. Deshalb kann er bei einem vorübergehenden Ausfall eines Stammarbeitnehmers darüber bestimmen, ob er den Arbeitsausfall überhaupt überbrücken will, ob er im Wege der Umverteilung die von dem zeitweilig verhinderten Arbeitnehmer zu erledigenden Aufgaben anderen Mitarbeitern zuweist oder ob er dessen Aufgaben ganz oder teilweise von einer Vertretungskraft erledigen lässt. Wird die Tätigkeit des zeitweise ausgefallenen Mitarbeiters nicht von dem Vertreter, sondern von einem anderen Arbeitnehmer oder von mehreren anderen Arbeitnehmern ausgeübt (mittelbare Vertretung), hat der Arbeitgeber zur Darlegung des Kausalzusammenhangs grundsätzlich die Vertretungskette zwischen dem Vertretenen und dem Vertreter darzulegen. Nimmt der Arbeitgeber den Ausfall eines Mitarbeiters zum Anlass, die Aufgaben in seinem Betrieb oder seiner Dienststelle neu zu verteilen, so muss er zunächst die bisher dem vertretenen Mitarbeiter übertragenen Aufgaben darstellen. Anschließend ist die Neuverteilung dieser Aufgaben auf einen oder mehrere andere Mitarbeiter zu schildern. Schließlich ist darzulegen, dass sich die dem Vertreter zugewiesenen Tätigkeiten aus der geänderten Aufgabenzuweisung ergeben.

Letztlich existiert seit geraumer Zeit die Vertretungsform der „gedanklichen Zuordnung“. Nicht ganz eindeutig war offensichtlich nach der bisherigen Rechtsprechung des BAG, welche Voraussetzungen für die gedankliche Zuordnung erfüllt sein müssen. So formulierte das BAG im Urteil vom 12. Januar 2011   7 AZR 194/09  : „Werden dem befristet beschäftigten Arbeitnehmer ohne tatsächliche Neuverteilung der Arbeitsaufgaben Tätigkeiten zugewiesen, die der vertretene Mitarbeiter zu keinem Zeitpunkt ausgeübt hat, besteht der im Rahmen des   14 Abs. 1 S. 2 Nr. 3 TzBfG erforderliche Kausalzusammenhang, wenn der Arbeitgeber rechtlich und tatsächlich in der Lage wäre, dem vorübergehend abwesenden Arbeitnehmer im Falle seiner Weiterarbeit nicht seine bisherigen Tätigkeiten, sondern den Aufgabenbereich des Vertreters zu übertragen.“ (Hervorhebung durch Verfasser)
Daraus wurde teilweise geschlossen, das „Absehen von der Neuverteilung der Arbeitsaufgaben“ sei Voraussetzung für die gedankliche Zuordnung. So hat etwa das Landesarbeitsgericht Düsseldorf in seinem Urteil vom 03. Dezember 2012   9 Sa 719/12   ausgeführt: “  Denn entscheidend für die Zuordnung eines Sachverhaltes zu dieser Fallgruppe ist nach dem Verständnis der Kammer, dass tatsächlich keine Neuverteilung der Arbeiten erfolgt und die zur Vertretung eingestellte Mitarbeiterin die Aufgaben wahrnimmt, mit denen die ausgefallene Mitarbeiterin hätte betraut werden können.“ Das LAG berief sich auf die vorab zitierte Entscheidung des BAG vom 12. Januar 2011 und führt ergänzend aus: „Die Kammer versteht die Fallgruppe der gedanklichen Zuordnung aus dem Sinn und Zweck des Befristungsgrundes im Sinne der Rechtsprechung des BAG vom 12. Januar 2011   Dabei geht es bei dieser Fallgruppe nicht nur darum, dass Missbrauch ausgeschlossen werden muss, sondern zuvorderst um die Frage, ob durch das Ausscheiden der zu vertretenden Person ein Überhang an Arbeit eingetreten ist. Denn ohne einen auszugleichenden Arbeitsüberhang fehlt der Fallgruppe der Vertretung von vornherein ihre Rechtfertigungsgrundlage. In dieser Situationkommt der gedanklichen Zuordnung aus Sicht der Kammer die Funktion zu, einen Arbeitsüberhang auszugleichen, der nicht durch eine Vertretungskette verhindert wird.

Entscheidend ist, dass sich der Arbeitgeber dazu entschließt, den Vertreter auf einem anderen Arbeitsplatz als dem bisher von der Stammkraft besetzten einzusetzen, weil er dort auch den ausgefallenen Mitarbeiter im Falle seiner Weiterarbeit hätte einsetzen können. Dann muss der Arbeitsüberhang aber auch dort entstehen und nicht an der ursprünglichen Beschäfti-gungsposition des zu vertretenden Arbeitnehmers.
Entscheidend ist also, dass auch ohne Umverteilung der Arbeiten ein Beschäftigungsbedürfnis infolge des Ausfalls der Stammkraft besteht, nur eben nicht an der bisherigen Position.
Geht der Arbeitsüberhang mit einer Umverteilung der Arbeiten einher, dann liegt die Fallgruppe der mittelbaren Vertretung vor. Werden also die bisherigen Arbeiten des Vertreters umverteilt, weil sie nach wie vor anfallen und erledigt werden müssen, kann die Fallgruppe der gedanklichen Zuordnung nicht Platz greifen, gerade weil dem vorhandenen Arbeitsbedarf bereits im Wege der Umverteilung Rechnung getragen worden ist. Dann aber gibt es keinen weitergehenden Beschäftigungsbedarf aufgrund der Vertretungssituation.  In Abgrenzung zur mittelbaren Vertretung kann die Fallgruppe der gedanklichen Zuordnung deshalb nur dann eingreifen, wenn gerade keine Neuverteilung der Arbeiten stattfindet.“ (Hervorhebung durch Verfasser)

Dieses Urteil hob das Bundesarbeitsgericht nun im Urteil vom 11. Februar 2015   7 AZR 113/13   auf und führte (nun endgültig klarstellend) aus: „Entgegen der Auffassung des Landesarbeitsgerichts kommt eine Kausalität zwischen der vorübergehenden Abwesenheit der Stammkraft und der Einstellung einer Vertretungskraft aufgrund einer sog. gedanklichen Zuordnung nicht nur dann in Betracht, wenn der Arbeitgeber eine Umverteilung der bisherigen Aufgaben der abwesenden Stammkraft tatsächlich nicht vornimmt. Gegenteiliges ergibt sich nicht aus der Entscheidung des Senats vom 12. Januar 2011 (- 7 AZR 194/09 – Rn. 15). Dort hat der Senat zwar ausgeführt, der erforderliche Kausalzusammenhang bestehe auch dann, wenn dem befristet beschäftigten Arbeitnehmer „ohne tatsächliche Neuverteilung der Arbeitsaufgaben“ Tätigkeiten zugewiesen werden, die der vertretene Mitarbeiter zu keinem Zeitpunkt ausgeübt hat, sofern der Arbeitgeber rechtlich und tatsächlich in der Lage wäre, dem vorübergehend abwesenden Arbeitnehmer im Falle seiner Weiterarbeit nicht seine bis-herigen Tätigkeiten, sondern den Aufgabenbereich des Vertreters zu übertragen. Mit der Formulierung „ohne tatsächliche Neuverteilung der Arbeitsaufgaben“ sollte jedoch nicht zum Ausdruck gebracht werden, dass ein auf gedanklicher Zuordnung beruhender Kausalzusammenhang stets ausscheidet, wenn der Arbeitgeber Aufgaben umverteilt. Die Formulierung diente vielmehr der Abgrenzung zu den Fällen der mittelbaren Vertretung, bei denen eine tatsächliche Neuverteilung der Aufgaben vorgenommen wird. Darauf, ob und ggf. die bisherigen Aufgaben der vorübergehend abwesenden Stammkraft wahrgenommen wer-den, kommt es bei der sog. gedanklichen Zuordnung grundsätzlich nicht an. Die Kausalität zwischen der zeitweiligen Arbeitsverhinderung der Stammkraft und der Einstellung der Ver-tretungskraft beruht darauf, dass der Arbeitgeber bei Vertragsschluss mit der Vertretungskraft den Aufgabenbereich des Vertreters der abwesenden Stammkraft gedanklich zuordnet. Auf den bisherigen Aufgabenbereich der Stammkraft kommt es daher nicht an. Durch die gedankliche Zuordnung ist der Arbeitgeber allerdings gehindert, die Befristung des Arbeitsvertrages mit einem anderen Arbeitnehmer, der die bisherigen Aufgaben der Stammkraft erledigen soll, auf den Sachgrund der Vertretung zu stützen. Er hat sich durch die gedankliche Zuordnung im Zeitpunkt des Vertragsschlusses festgelegt und kann folglich den Ausfall der Stammkraft nicht mehr zur Begründung einer unmittelbaren oder mittelbaren Vertretung durch einen anderen Arbeitnehmer heranziehen “

Diese Rechtsprechung bringt mehr Klarheit in den Vertretungsfall der „gedanklichen Zuordnung“. Ausdrücklich ist nun auch klargestellt, dass es sich bei der „gedanklichen Zuordnung“ um eine selbständige Fallgruppe der Vertretungsbefristung handelt. Voraussetzung für diese Fallgruppe ist das Bestehen einer gedanklichen Zuordnung. Diese wird in der Regel durch eine Angabe im Arbeitsvertrag, einen Vermerk zum Arbeitsvertrag oder etwa in der entsprechenden Beteiligung des Betriebs-/Personalrats zu finden sein. Erforderlich   aber auch ausreichend   ist darüber hinaus, dass der Arbeitgeber dem zeitweise ausfallenden Stammarbeitnehmer nach dessen Rückkehr rechtlich und tatsächlich die Aufgaben des Vertreters zuweisen kann. Die rechtliche Zuweisungsmöglichkeit richtet sich nach dem (gegebenenfalls konkretisierten) Direktionsrecht des Arbeitgebers. Die fachliche Zuordnungsmöglichkeit ergibt sich aus der Fähigkeit der Stammkraft, die Aufgaben der Vertretungskraft   nach einer etwaigen Einarbeitung, so das BAG   fachlich übernehmen zu können.
Soweit der Vertretungsart der gedanklichen Zuordnung teilweise entgegengehalten wird, kein Arbeitgeber werde sich weiterhin die Mühe einer mittelbaren Vertretung machen, ist dem entgegenzuhalten, dass die gedankliche Zuordnung nach der eindeutigen Rechtsprechung des BAG immer dann ausscheidet, wenn dem ausfallenden Stammarbeitnehmer die Arbeiten des befristet eingestellten Vertreters rechtlich oder fachlich eben nicht übertragen werden könnten, sei es, weil das Weisungsrecht nicht weit genug reicht, sei es, weil es an der tatsächlichen Qualifikation der Stammkraft fehlt.

>> Hier können Sie das Urteil des Bundesarbeitsgerichts downloaden.

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Stefan Haas

Rechtsanwalt | Mediator
Fachanwalt für Arbeitsrecht

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